Reisekosten: Abrechnung mit dem Auftraggeber

15. Mai 2020 Posted by Wissenswertes 0 thoughts on “Reisekosten: Abrechnung mit dem Auftraggeber”

Reisekosten, die bei der Durchführung eines Auftrags entstehen, werden in den meisten Fällen dem Auftraggeber weiterberechnet. Was abgerechnet wird, können Auftragnehmer und Auftraggeber frei vereinbaren. Reisekosten, die weiterberechnet werden, sind keine durchlaufenden Posten und müssen deshalb auch der Umsatzsteuer unterworfen werden. Wie der Unternehmer die Reisekosten in der eigenen Buchführung erfassen muss, spielt bei der Weiterberechnung keine Rolle.

Abrechnung der Fahrtkosten: Bei den Fahrtkosten wird häufig der für steuerliche Zwecke maßgebende pauschale km-Satz von 0,30 € festgelegt. Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, werden in der Buchführung die tatsächlichen Kosten erfasst, auch wenn z. B. der Auftragnehmer seinem Auftraggeber für eine Fahrt von 400 km (400 km x 0,30 € =) 120,00 € berechnet. Der Unternehmer selbst darf die km-Pauschale nur geltend machen, wenn er ein privates Fahrzeug verwendet. Obwohl der Auftragnehmer selbst aus der km-Pauschale keine Vorsteuern geltend machen darf, muss er Umsatzsteuer berechnen, wenn er die Kosten einem anderen in Rechnung stellt.

Abrechnung der Verpflegungskosten: Es gibt zwei Varianten. Der Auftraggeber verpflegt den beauftragten Unternehmer und trägt dafür unmittelbar die Kosten. Der beauftragte Unternehmer rechnet dann keine Verpflegungskosten ab. Die Kosten der Bewirtung, die der Auftraggeber trägt, sind beim beauftragten Unternehmer nicht als Einnahmen zu erfassen. Wenn der beauftrage Unternehmer seine Verpflegungskosten selbst trägt, wird regelmäßig vereinbart, dass er diese mit den steuerlich zulässigen Pauschalen abrechnen kann.

Abrechnung der Übernachtungskosten: Bei Übernachtungen berechnet der Aufragnehmer entweder eine vereinbarte Pauschale oder die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten. Bei der Weiterberechnung ergibt sich nur dann ein ausgeglichenes wirtschaftliches Ergebnis, wenn dem Auftraggeber die Netto-Übernachtungskosten zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden. 

Praxis-Beispiel: 
Ein selbstständiger Informatiker schreibt seinem Auftraggeber eine Rechnung, in der er – wie vereinbart – auch die Reisekosten in Rechnung stellt. Die Reisekosten darf er nicht als durchlaufende Posten ausweisen. Er muss sie mit dem Steuersatz, der für die Hauptleistung maßgebend ist, der Umsatzsteuer unterwerfen. Der Informatiker rechnet seine Leistung wie folgt ab:

Installation von Computern 3.250,00 €
Software liefern und installieren 8.240,00 €
Reisekosten:  
Fahrtkosten 500 km x 0,30 € 150,00 €
Übernachtungskosten (netto) 110,00 €
Verpflegungsmehraufwand (pauschal) 28,00 €
Zwischensumme 11.778,00 €
Umsatzsteuer 19 % 2.237,82 €
Rechnungsbetrag 14.015,82 €

Anzuwendender Steuersatz: Bei der Abrechnung der Reisekosten handelt es sich um eine Nebenleistung, die umsatzsteuerlich das Schicksal der Hauptleistung teilt. Unterliegt die Hauptleistung dem Steuersatz von 19% (wie z. B. die Lieferung eines Computers einschließlich Software mit Installation), dann sind die Reisekosten ebenfalls mit 19% Umsatzsteuer abzurechnen, auch wenn der Auftragnehmer selbst für die Übernachtung nur 7% Umsatzsteuer gezahlt hat. Rechnet der Auftragnehmer seine Leistungen mit 7% Umsatzsteuer ab, sind für die Nebenleistungen (z. B. für die Reisekosten) ebenfalls 7% anzurechnen.

Wegen der Berechnung der Umsatzsteuer und des Vorsteuerabzugs darf der Auftragnehmer die Rechnungen, die auf seinen Namen lauten, nicht einfach an den Auftraggeber weiterleiten. Der Auftraggeber ist dann nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Beim Auftragnehmer ist die Erstattung der Kosten ein Teil des umsatzsteuerpflichtigen Entgelts, auch wenn darüber keine Rechnung ausgestellt wird.