Wenn ein Gegenstand in einen anderen EU-Staat gelangt, liegt regelmäßig eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vor. Da es innerhalb der EU keine Grenzkontrollen gibt, muss auf andere Art und Weise nachgewiesen werden, dass der Liefergegenstand tatsächlich in ein anderes EU-Land gelangt ist. Die Steuerfreiheit gilt deshalb nur dann, wenn der Unternehmer diesen Nachweis führen kann (= Gelangensbestätigung).

Der Unternehmer, der eine innergemeinschaftliche Lieferung ausführt, muss den Nachweis, dass der Liefergegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist, durch ein Rechnungsdoppel bzw. durch eine Bestätigung des Abnehmers führen. Diese Bestätigung muss die folgenden Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Abnehmers. Die Bestätigung muss vom Abnehmer oder von einem Beauftragten unterschrieben werden. Bei einer elektronischen Übermittlung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, wenn erkennbar ist, dass sie vom Abnehmer bzw. von dessen Beauftragten übermittelt wurde (wichtig ist die Absenderangabe).
• Bei dem Abnehmer einer innergemeinschaftlichen Lieferung, z.B. bei einem Reihengeschäft, darf nur derjenige in der Gelangensbestätigung genannt werden, der die Lieferung tatsächlich erhält. Das ist also nicht der Abnehmer einer ruhenden Lieferung.
• Ausstellungsdatum der Bestätigung,
• die handelsübliche Bezeichnung und die Menge der Liefergegenstände,
• Monat und Ort des Erhalts der gelieferten Gegenstände (EU-Mitgliedsstaat mit Angabe von Stadt bzw. Gemeinde).

Wird der Liefergegenstand im Auftrag des liefernden Unternehmers oder des Abnehmers durch einen Dritten (z.B. durch einen Spediteur) an den Abnehmer befördert, können die erforderlichen Angaben gegenüber dem beauftragten selbstständigen Dritten gemacht werden. Der beauftragte Dritte muss gegenüber dem Lieferanten versichern, dass er über einen entsprechenden Beleg verfügt.

Für die Gelangensbestätigung ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Es reicht z.B. aus, wenn die Angaben in einem Versendungs-beleg enthalten sind. Neben der Gelangensbestätigung sind weiter Nachweise zugelassen worden. Hierzu gehören insbesondere der Frachtbrief und die Bescheinigung des Spediteurs.

Buchnachweis: Der Ausfuhrnachweis wird gemäß § 17c UStDV durch einen Buchnachweis ergänzt. Der Buchnachweis besteht aus Aufzeichnungen, die es erlauben, jederzeit auf die dazugehörigen Belege zuzugreifen. Dass die Voraussetzungen für eine innergemeinschaftliche Lieferung vorliegen, muss sich unmittelbar aus der Buchführung ergeben. Der Belegnachweis allein genügt nicht. Enthalten Belege und Aufzeichnungen gegenseitige Verweise, reicht ein gewisser Grundstock an Aufzeichnungen aus. Eine eindeutige Zuordnung aus der Buchführung heraus ist dann möglich. Der Buchnachweis verlangt, dass die folgenden Angaben ersichtlich sind.

Aufzeichnungen in Beförderungs- und Versendungsfällen: 
Wird der Gegenstand einer Lieferung vom Lieferanten oder vom Abnehmen in ein anderes EU-Land befördert oder versendet, muss der Lieferant folgende Daten aufzeichnen:

• Name und Anschrift des Abnehmers,
• Name und Anschrift des Beauftragten des Abnehmers für den Fall, dass eine Lieferung im Einzelhandel vorliegt,
• Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers,
• handelsübliche Bezeichnung und Menge des Liefergegenstands,
• Tag der Lieferung,
• vereinbartes Entgelt bei Regelversteuerung, vereinnahmtes Entgelt bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten,
• Art und Umfang einer eventuellen Be- oder Verarbeitung vor der Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet,
• Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet,
• Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet.

Aufzeichnungen in sogenannten Verbringungsfällen: Von einer Verbringung spricht man, wenn ein Unternehmer Gegenstände aus seinem Unternehmen aus dem Inland zur eigenen Verfügung in ein anderes Land der EU verbringt. In diesem Zusammenhang muss der Unternehmer Folgendes aufzeichnen:

• handelsübliche Bezeichnung und Menge des verbrachten Gegenstandes,
• Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmensteils, der im anderen EU-Land liegt,
• Tag des Verbringens,
• Bemessungsgrundlage gemäß § 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG.

Bei Fahrzeugen muss der Unternehmer zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer aufzeichnen.

Steht fest, dass Fahrzeuge zum Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet versendet wurden, kann diese Annahme nicht dadurch widerlegt werden, dass der Belegnachweis nicht vorliegen würde. Der Nachweis, dass der Empfänger der Lieferung ein Unternehmer ist, kann sich aus der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ergeben. 

Praxis-Beispiel:
Eine deutsche GmbH lieferte drei PKW in das übrige Gemeinschaftsgebiet. Nach schriftlichen Kaufverträgen war Käufer eine GmbH nach dem Recht der Slowakischen Republik, mit Sitz in der Slowakischen Republik. Der GmbH lagen ein Handelsregisterauszug der slowakischen Firma vor und auch eine bestätigte Abfrage der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Der Geschäftsführer der slowakischen Firma war in Ungarn ansässig. Auf ihrem Briefpapier gab die slowakische Firma eine Telefon- und eine Telefaxnummer mit ungarischer Vorwahl an. Die deutsche GmbH nahm für die drei Fahrzeuglieferungen die Steuerfreiheit für die innergemeinschaftliche Lieferung in Anspruch (§ 6a UStG). 

Das Finanzamt ging im Rahmen einer Betriebsprüfung davon aus, dass es sich trotz der erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer um ein Scheinunternehmen gehandelt habe. Am Sitz der slowakischen Firma sei nur ein Buchhaltungsbüro gewesen, das die Post entgegengenommen habe. Es habe aber keinen Lagerplatz für Fahrzeuge gegeben. Die slowakische Finanzbehörde habe die Unternehmereigenschaft außerdem zu einem späteren Zeitpunkt rechtskräftig versagt, weil es an der erforderlichen wirtschaftlichen, aktiven Geschäftstätigkeit im Gründungsstaat gefehlt habe. Das Finanzamt ging daher davon aus, dass diese Lieferungen im Inland steuerpflichtig seien. 

Der BFH hat entschieden, dass die Versendung in die Slowakische Republik nachgewiesen ist. Steht fest, dass die gelieferten Fahrzeuge zum Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet versendet wurden, dann liegt regelmäßig der erforderliche Belegnachweis vor. Für den sog. Belegnachweis muss "der Unternehmer im Geltungsbereich dieser Verordnung durch Belege nachweisen, dass er oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet hat". Das Finanzgericht ist zu Unrecht davon ausgegangen, dass die Versendung in die Slowakische Republik nicht nachgewiesen ist. Wenn das Finanzgericht eine „Beweiserhebung“ durchgeführt und bei einem Zeuge die Versendung zum angegebenen Bestimmungsort bestätigt, muss diese Aussage dem Urteil auch zugrunde gelegt werden. Anders ist es nur, wenn die Zeugenaussage nicht glaubhaft erscheint. 

Für den Buchnachweis muss "der Unternehmer im Geltungsbereich dieser Verordnung die Voraussetzungen der Steuerbefreiung einschließlich Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers buchmäßig nachweisen". Dies muss "eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung zu ersehen sein". Die GmbH hat somit den Erwerb durch die slowakische Firma als Unternehmer für ihr Unternehmen mit Verpflichtung zur Erwerbsbesteuerung buchmäßig durch die Aufzeichnung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nachgewiesen. Die Annahme einer Briefkastenanschrift ist zur Widerlegung des sich aus der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ergebenden Nachweises der Unternehmerstellung des Abnehmers nicht geeignet.

Zivilrechtliche Vereinbarungen sind nur dann nicht zugrunde zu legen, wenn es sich bei diesen um Scheingeschäfte handelt. Ein Scheingeschäft liegt bei innergemeinschaftlichen Lieferungen vor, wenn die Parteien eines Rechtsgeschäfts einverständlich oder stillschweigend davon ausgehen, dass die Rechtswirkungen des Geschäftes nicht zwischen ihnen, sondern zwischen nur einer Vertragspartei und einem Dritten eintreten sollen. Verdeckt das Scheingeschäft also ein anderes Rechtsgeschäft, ist das verdeckte Rechtsgeschäft für die Besteuerung maßgeblich. 

Das Finanzgericht ist der Frage nicht nachgegangen, ob es sich bei den PKW-Lieferungen um Scheingeschäfte gehandelt hat, bei denen die Lieferbeziehungen zu anderen Abnehmern verdeckt werden sollten. Das Finanzgericht muss hierzu weitere Feststellungen treffen, weil es dem BFH verwehrt ist, dies im Revisionsverfahren nachzuholen.