GoBD & Verfahrensdokumentation
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Die Neuerungen der GoBD betreffen zunächst einmal alle buchführungspflichtigen Betriebe, die bei Ihren unternehmerischen Prozessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teils oder ganz in elektronischer Form erfüllen.
Da auch die Aufzeichnungspflichten mit einbezogen sind, sollten auch Einnahmenüberschussrechner diese Regeln befolgen. Grundsätzlich sind alle elektronischen Systeme betroffen, die in irgendeiner Art für die betriebliche Buchführung relevante Daten liefern. Neben der betrieblichen EDV zählen hierzu auch sogenannte Vor- und Nebensysteme. Das können z. B. auch elektronische Waagen oder Zeiterfassungssysteme sein.
Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Daten aufbewahrungspflichtig, wobei die Finanzverwaltung leider keine abschließende Definition dafür bereithält. Als Faustregel gilt, dass Daten dann besteuerungsrelevant sind, wenn aus ihnen Betriebsausgaben oder Betriebseinnahmen verbucht werden, oder wenn sie sich in sonstiger Weise, etwa als Abschreibung oder Einlagen und Entnahmen auf den steuerlichen Gewinn auswirken.
Kernpunkt ist die richtige und zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung. Richtigkeit bedeutet in diesem Fall, dass die Aufzeichnungen mit den tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen müssen. Deshalb ist es auch wichtig, dass ein enger zeitlicher Zusammenhang zwischen einem Geschäftsvorfall und seiner Erfassung in der elektronischen Buchhaltung besteht.
Nach den Vorstellungen der Finanzverwaltung sollen unbare Vorgänge, z. B. Überweisungen, innerhalb von 10 Tagen in der Buchführung erfasst werden. Erfassung im Sinne der GoBD bedeutet nicht zwingend schon die EDV-gestützte Erfassung im Buchhaltungsprogramm, sondern zumindest eine geordnete Identifikation und Ablage der Belege.
Bei Kasseneinnahmen gilt die Regel der täglichen Erfassung zumindest in einem (elektronischen Kassenbuch). Bei einer elektronischen Kassenbuchführung mit Hilfe einer Tabellenkalkulation empfiehlt es sich, die entsprechende Datei täglich nachvoll-ziehbar abzuspeichern, um das Befolgen der Regel zu dokumentieren.
Werden Geschäftsvorfälle periodisch verbucht oder Aufzeichnungen entsprechend erstellt, gelten die folgenden Vorgaben:
- Die unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats müssen bis Ablauf des folgenden Monats erfasst, also verbucht und aufgezeichnet, werden.
- Bis zur Erfassung muss sichergestellt werden, dass die Unterlagen nicht verloren gehen. Das geschieht insbesondere durch die laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in besonderen Ordnern, oder auch durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen im Kassen-, Warenwirtschafts- oder Fakturierungssystemen.
- Die Ordnung der Buchführung verlangt eine systematische Erfassung, sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen. Schon die Sammlung der Unterlagen muss planmäßig erfolgen. Bare und unbare Geschäftsvorfälle sollten grundsätzlich getrennt verbucht, Änderungen in der Buchführung klar dokumentiert werden.
Verfahrensdokumentation
Zur Einhaltung der GoBD haben alle steuerpflichtigen Unternehmer eine sog. Verfahrensdokumentation zu erstellen. Die Unternehmer müssen dort insbesondere beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der (digitalen) Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen. Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gilt grundsätzlich, unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens.
Fazit & Hilfestellung
Zur Vermeidung von Nachteilen aus Hinzuschätzungen durch die Finanzverwaltung bitten wir Sie um Einhaltung der nunmehr geltenden Vorgaben. Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen im Volltext erhalten Sie hier.
Sie benötigen Unterstützung bei der Erstellung einer GoBD-Verfahrensdokumentation? Dann sprechen Sie uns gerne an.
