Angemessene Bewirtungsaufwendungen können nur dann als Betriebsausgaben angezogen werden, wenn ein schriftlicher Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung vorliegt. Das BMF hat nunmehr umfassend Stellung genommen, wobei die Anforderungen an den Inhalt des Bewirtungsbelegs im Wesentlichen nicht neu sind. Neu sind allerdings die Anforderungen, die an die Erstellung von Bewirtungsrechnung gestellt werden.

Nachweis der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE): Restaurantrechnungen müssen maschinell ausgedruckt und registriert sein. Das ist nicht neu. Neu ist jedoch, dass die Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur dann als Betriebsausgaben anerkannt werden, wenn es sich bei dem Bewirtungsbeleg um eine maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung handelt, die mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) erstellt wurde. Der Bewirtungsbetrieb ist verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen. Der zu erstellende Beleg, der die Angaben gemäß § 6 KassenSichV enthält, stellt bei einem Rechnungsbetrag bis 250 € eine ordnungsgemäße Rechnung dar. Rechnungen in anderer Form, z. B. handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht. Die so ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Vertrauensschutz: Der Steuerpflichtige kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR Codes dargestellt werden.

Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE): Das elektronische Aufzeichnungssystem darf weiterbetrieben werden, wenn der Ausfall auf dem Beleg z. B. durch eine fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung ersichtlich ist. In diesem Fall ist der Betriebsausgabenabzug grundsätzlich zulässig.

Spätere unbare Zahlungen: Werden Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt als dem Tag der Bewirtung in Rechnung gestellt und unbar bezahlt (z. B. bei der Bewirtung eines größeren Personenkreises im Rahmen einer geschlossenen Veranstaltung) oder sind in dem bewirtenden Betrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich, ist die Vorlage des Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, der die Angaben nach § 6 KassenSichV beinhaltet, nicht zwingend erforderlich. In diesem Fall ist der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung der Rechnung beizufügen.

Verzehrgutscheine: Werden für Gäste eines Unternehmens Verzehrgutscheine ausgegeben, gegen deren Vorlage die Besucher auf Rechnung des Unternehmens in einem Bewirtungsbetrieb bewirtet werden, reicht für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine aus.

Digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen: Wird der Beleg vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert (digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg), ist die erforderliche Autorisierung durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten. Die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können. Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen bereits in digitaler Form übermittelt werden (digitale Bewirtungsrechnung). Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung). Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung verbunden werden.

Anwendung: Bei Belegen über Bewirtungsaufwendungen, die bis zum 31.12.2022 ausgestellt werden, ist der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der KassenSichV geforderten Angaben zulässig. Soweit darüber hinaus nach dem neuen BMF-Scheiben erhöhte Anforderungen an die Nachweisführung zu erfüllen sind, gelten diese verpflichtend für Bewirtungsaufwendungen, die nach dem 1.7.2021 anfallen.