Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dürfen nicht überspannt werden. Ansonsten wird aus der widerlegbaren 1%-Regelung in der Praxis eine unwiderlegbare Typisierung. Kleinere Mängel und Ungenauigkeiten müssen hingenommen werden, weil ansonsten eine Übermaßbesteuerung droht, die aus verfassungsrechtlichen Gründen nicht zu rechtfertigen ist.

Praxis-Beispiel:
Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH durfte im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einen Firmen-Pkw auch für private Zwecke nutzen. Hierfür versteuerte er einen geldwerten Vorteil. Den Anteil der privaten Nutzung berechnete er aufgrund von Fahrtenbüchern. Laut den vorgelegten Fahrtenbüchern ergab sich ein Anteil für Privatfahrten in Höhe von 5,28% (2014), 4% (2015) bzw. 6% (2016). Bei einer Lohnsteueraußenprüfung überprüfte der Prüfer die Fahrtenbücher und versagte deren Anerkennung. In den vorgelegten Fahrtenbüchern seien als Reiseziele lediglich Ortsnamen bzw. Abkürzungen der Ortsnamen angegeben. Ergänzungsblätter hätten den Fahrtenbüchern zum Zeitpunkt der Außenprüfung nicht beigelegen. Der Prüfer wandte daraufhin bei der Berechnung des geldwerten Vorteils die sogenannte 1%-Regelung an.

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen.

Unter diesem Aspekt hat das Finanzgericht entschieden, dass die Fahrtenbücher zwar mit kleineren Mängeln behaftet, aber in der Gesamtbewertung noch als ordnungsgemäß anzusehen sind. Die Verwendung von 

• Abkürzungen für Kunden und Ortsangaben,
• fehlende Ortsangaben bei Übernachtungen im Hotel,
• Differenzen aus dem Vergleich zwischen den Kilometerangaben im Fahrtenbuch und dem Routenplaner,
• keine Aufzeichnung von Tankstopps 

führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und zur Anwendung der 1%-Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Maßgeblich ist, ob trotz der Mängel eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist.

Im Streitfall sind die Adressen der aufgesuchten Kunden unschwer den zu den Fahrtenbüchern geführten Kundenlisten zu entnehmen. Hinzu kommt, dass es sich um häufig besuchte Kunden handelt. Diese Kundenliste wurde fortlaufend geführt und ermöglichte ohne großen Aufwand und weitere Erläuterungen eine genaue Überprüfung der aufgezeichneten Kilometer. Für eine vom Finanzamt vermutete Nacherstellung der Kundenliste hat das Finanzgericht keine Anhaltspunkte gesehen. Der GmbH-Geschäftsführer konnte außerdem glaubhaft erläutern, warum diese Kundenliste dem Lohnsteueraußenprüfer nicht vorgelegen hat. Es ist dem Kläger nicht vorzuwerfen, wenn der Prüfer ohne seine Kenntnis die Überprüfung nur anhand der beim Lohnkonto hinterlegten Kopien der Fahrtenbücher vornimmt. Die Kunden- und Adressliste muss nur als Ergänzung der Original-Fahrtenbücher vorliegen.

Ob ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist, muss im Einzelfall beurteilt werden. Wenn die Anfangspunkte einer Dienstreise nicht eingetragen wurden, aber der Anfangspunkt bei nahtlosem und identischem Kilometerstand aus dem Ziel der darüberliegenden Zeile (dem Endpunkt der vorherigen Fahrt) geschlussfolgert werden kann, muss im Einzelfall über die Ordnungsmäßigkeit entschieden werden. Dieser Punkt ist jedoch dann nicht klärungsbedürftig, wenn das Fahrtenbuch bereits aus anderen Gründen nicht ordnungsgemäß ist.

Praxis-Beispiel:
Das Finanzgericht hat entschieden, dass die Fahrtenbücher des Steuerpflichtigen nicht ordnungsgemäß waren. Das Finanzgericht hat im Wesentlichen darauf abgestellt, dass der Steuerpflichtige in den Fahrtenbüchern seine Umwegfahrten – insbesondere bei wiederholt angefahrenen Zielen – nicht hinreichend kenntlich gemacht hat. Das ist erkennbar bei 528 Fahrten von seiner Wohnung zu seinem Hauptkunden. Bei 478 dieser Fahrten sind die Entfernungen von 61 bis 63 km, bei 40 Fahrten eine um 20 km längere eingetragen worden. Bei 9 Fahrten ist eine gefahrene Strecke von 60 km und bei einer Fahrt eine gefahrene Strecke von 59 km eingetragen worden, ohne dass die Abweichungen erläutert wurden. Die Eintragung von 60 Km für die Strecke ist zudem unglaubwürdig, weil eine Internetrecherche ergeben hat, dass es keine Route vom Wohnhaus des Steuerpflichtigen zum Einsatzort beim Kunden gibt, die exakt 60 km beträgt. Die Eintragungen mit genau 60 km in den Fahrtenbüchern können daher nichtzutreffend sein. Allein diese Mängel waren für das Finanzgericht so gewichtig, dass es nicht mehr von einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch ausging.

Das Finanzgericht hat seine Entscheidung, dass die Fahrtenbücher nicht ordnungsgemäß sind, kumulativ begründet. Es hat die Fahrtenbücher nicht allein deshalb als nicht ordnungsgemäß verworfen, weil der Steuerpflichtige nicht stets die Ausgangspunkte der Fahrten eingetragen hatte. Da dies nicht die alleinige Begründung ist, sondern auch die Abweichungen bei den erfassten Kilometern eine bedeutende Rolle spielten, war eine Revision nicht zuzulassen.

Fazit: Ein Fahrtenbuch zu führen, ist mit einem beachtlichen Aufwand verbunden. Bei einem elektronischen Fahrtenbuch werden automatisch alle Fahrten auch zeitlich erfasst. Danach müssen sich die Eintragungen richten. Nachträgliche Eintragungen und Ungenauigkeiten fallen sofort auf. Deshalb muss ein Fahrtenbuch immer zeitnah (möglichst täglich) mit großer Sorgfalt geführt werden.