Homeoffice: Übernahme der Telefonkosten durch den Arbeitgeber

7. August 2020 Posted by Wissenswertes 0 thoughts on “Homeoffice: Übernahme der Telefonkosten durch den Arbeitgeber”

Durch die Corona-Pandemie hat die Arbeit im Homeoffice stark zugenommen. Somit stellt sich die Frage, ob und inwieweit der Arbeitgeber Aufwendungen übernehmen kann, die seinem Arbeitnehmer entstanden sind. Für die Übernahme von Telefonkosten gilt Folgendes:

1. Arbeitnehmer nutzt seinen Privatanschluss

Nutzt der Arbeitnehmer seinen Privatanschluss für berufliche Telefonate, darf der Arbeitgeber ihm die beruflich veranlassten Telekommunikationsaufwendungen steuerfrei erstatten. Da die Abgrenzung schwierig ist, kann der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € im Monat, steuerfrei erstatten. Aufzeichnungen sind nicht erforderlich.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitnehmer arbeitet im Homeoffice und führt von seinem privaten Telefonanschluss betriebliche Gespräche. Er zahlt für seinen Anschluss eine monatliche Flatrate von 30 €. Der Arbeitgeber darf ihm pro Monat 30 € × 20 % = 6 € lohnsteuerfrei erstatten. Wenn der Arbeitgeber diese Kosten nicht erstatten sollte, so kann der Arbeitnehmer seine Kosten in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

2. Der Arbeitnehmer nutzt ein Telefon/Handy des Arbeitgebers 

Arbeitnehmer dürfen den betrieblichen Telefonanschluss auch für private Gespräche steuerfrei nutzen. Das gilt auch für die Überlassung eines betrieblichen Handys. Voraussetzung ist, dass der Handyvertrag auf den Namen des Unternehmens abgeschlossen worden ist. Das Unternehmen zieht alle Kosten als Betriebsausgaben ab. Beim Arbeitnehmer ist kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen, weil seine Privatgespräche steuerfrei sind. Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erforderlich.

3. Nutzung von PC`s und anderen Datenverarbeitungsgeräten
Arbeitgeber wenden ihren Arbeitnehmern einen geldwerten Vorteil zu, wenn sie ihnen erlauben, betriebliche Datenverarbeitungsgeräte privat zu nutzen. Dieser geldwerte Vorteil ist gemäß § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei. Die Steuerfreiheit gilt für alle Datenverarbeitungsgeräte, wie z. B. Smartphones und Tablets. 

Steuerfrei ist auch die private Nutzung von Software (Systemprogramme und Anwendungsprogramme), die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer kostenlos oder verbilligt zur Nutzung auf dem eigenen PC überlässt. Es spielt also keine Rolle mehr, ob sich die Software auf dem Computer des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers befindet. Das gilt allerdings nur für die Software, die im Unternehmen des Arbeitgebers eingesetzt wird.

Fazit:
Die beste und auch einfachste Lösung ist, wenn der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein betriebliches internetfähiges Mobiltelefon zur Nutzung überlässt. Eine eventuelle private Nutzung schränkt weder den Betriebsausgabenabzug ein, noch muss der Arbeitnehmer diesen Vorteil als Sachbezug versteuern.