Reisekosten: Vorsteuer aus tatsächlichen Aufwendungen

15. November 2019 Posted by Wissenswertes 0 thoughts on “Reisekosten: Vorsteuer aus tatsächlichen Aufwendungen”

Kosten für die Verpflegung anlässlich einer Geschäftsreise können ertragsteuerlich nur pauschal geltend gemacht werden. Das heißt, dass die tatsächlichen Verpflegungskosten nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen. Maßgebend sind nur die gesetzlich festgelegten Pauschalen. Der Unternehmer bucht die Verpflegungspauschalen auf das Konto "Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand" 4674 (SKR 03) bzw. 6674 (SKR 04).

Aus den Verpflegungspauschalen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug beanspruchen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug aus den Verpflegungsaufwendungen geltend zu machen, die während der Geschäftsreise tatsächlich entstanden sind.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer unternimmt eine 2-tägige Geschäftsreise von Köln nach München. Für die eigene Verpflegung hat der Unternehmer 166,60 € (140 € + 26,60 € Umsatzsteuer) ausgegeben. Die Verpflegungskosten kann er durch verschiedene Kleinbetragsrechnungen nachweisen. Er hat in München übernachtet. Das Frühstück ist gesondert ausgewiesen und im Übernachtungspreis mit 15 € enthalten. Der Unternehmer kann die folgenden Vorsteuerbeträge geltend machen:

  • aus dem Hotelfrühstück (15 € x 19/119 =)                    2,39 €
  • aus den übrigen tatsächlichen Verpflegungskosten   26,60 €

Um den Vorsteuerabzug in der Buchführung korrekt zu erfassen, werden die tatsächlichen Verpflegungskosten auf das das Konto „Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben“ (nicht abziehbarer Anteil) 4652 (SKR 03) bzw. 6642 (SKR 04) gebucht.

Voraussetzung: Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist. Außerdem muss der Unternehmer selbst als Leistungsempfänger ausgewiesen sein. Bei einer Personengesellschaft kann nur die Personengesellschaft, nicht aber der Gesellschafter die Vorsteuer abziehen. Deshalb ist Voraussetzung, dass die Personengesellschaft in der Rechnung als Leistungsempfänger bezeichnet ist.

Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) ist die Bezeichnung des Unternehmers nicht erforderlich. Wenn der Unternehmer aufgeführt wird, sollten die Angaben jedoch stimmen.