Bei einer kurzfristigen Beschäftigung hat der Unternehmer die Wahl. Er darf die Lohnsteuer nach den individuellen Besteuerungsmerkmalen seines Arbeitnehmers abrechnen oder pauschal mit 25 %. Die pauschale Besteuerung mit 2% oder 20% gilt nur für Minijobs, nicht aber für kurzfristig Beschäftigte. Um die Lohnsteuer pauschal mit 25% ermitteln zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Gelegentliche Beschäftigung des Arbeitnehmers
Steuerlich ist nur eine Tätigkeit, die ein Arbeitnehmer gelegentlich ausübt, eine kurzfristige Tätigkeit. Das heißt, die Tätigkeit darf sich wiederholen, aber nicht regelmäßig wiederkehren bzw. nicht bereits von vornherein vereinbart sein. Steuerlich kommt es somit nicht darauf an, wie oft der Unternehmer eine Aushilfskraft im Laufe eines Jahres tatsächlich beschäftigt.

Maximale Dauer: 18 zusammenhängende Arbeitstage
Die kurzfristige Beschäftigung darf sich nicht über mehr als 18 zusammenhängende Arbeitstage erstrecken. Arbeitsfreie Sonn- und Feiertage, Samstage und unbezahlte Krankheits- und Urlaubstage werden bei der Berechnung nicht einbezogen.

Verdienstgrenze pro Arbeitstag 150 € ab 1.1.2023 (vorher 120 €)
Die Vergütung pro Arbeitstag darf im Durchschnitt nicht höher als 150 € sein. Der Betrag wurde mit Wirkung vom 1.1.2023 von 120 € auf 150 € angehoben. Es handelt sich also um einen Durchschnittsbetrag, der aus dem Gesamtlohn und der Zahl der tatsächlichen Arbeitstage zu ermitteln ist. Vorsicht! Die pauschale Besteuerung ist gefährdet, wenn der Durchschnittswert durch Sonderzahlungen, wie z. B. durch Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, überschritten wird.

Steuerfreie Vergütungen werden nicht einbezogen
Steuerfreie Vergütungen, wie z. B. Reisekosten, Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge, werden bei der Ermittlung der 150-€-Grenze nicht einbezogen.

Verdienstgrenze maximal 19 € pro Stunde (vorher 15 €)
Der Stundenlohn muss mindestens 12,00 € betragen (Mindestlohn) und darf nicht höher als 19 € sein und zwar auch dann, wenn die Beschäftigung zu einem unvorhergesehenen Zeitpunkt erforderlich wird. Maßgebend sind die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Steuerfreie Vergütungen werden auch bei der 19-€-Grenze nicht einbezogen. Beim Stundenlohn ist auf eine Zeitstunde mit 60 Minuten abzustellen. Zahlt der Unternehmer den Arbeitslohn für eine kürzere Zeit, z. B. für 45 Minuten, muss er den Stundenlohn umrechnen.

Bei einer kurzfristigen Beschäftigung gemäß § 40a Abs. 1 EStG hat der Arbeitgeber die Wahl. Er darf die Lohnsteuer nach den individuellen Besteuerungsmerkmalen abrechnen oder pauschal mit 25% zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer.

Um die Lohnsteuer pauschal mit 25% ermitteln zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Es muss sich um eine gelegentliche Beschäftigung handeln. Die Tätigkeit darf sich wiederholen, aber nicht regelmäßig wiederkehren bzw. nicht von vornherein vereinbart sein. Aushilfskräfte können also immer wieder bei Bedarf eingesetzt werden.
• Die jeweilige Tätigkeit darf eine maximale Dauer von 18 zusammenhängenden Arbeitstagen haben.
• Der Verdienst pro Arbeitstag darf 72 € bis zum 31.12.2020 und ab 2021 den Betrag von 120 € nicht überschreiten.
• Der Stundenlohn muss ab 2020 wegen des Mindestlohns mindestens 9,35 € betragen und darf in 2020 nicht höher sein als 12 €. Ab 2021 darf der Stundenlohn 15 € nicht überschreiten. 

Ob sozialversicherungsrechtlich eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt, ist nach anderen Kriterien zu beurteilen. Das heißt, sozialversicherungsrechtliche und steuerliche Voraussetzungen sind nicht deckungsgleich. Die pauschale Besteuerung mit 25% ist allerdings nur dann möglich, wenn die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind. Anderenfalls muss die Lohnsteuer individuell ermittelt werden.